domingo, 15 de julio de 2018, 23:04
Elmonarquico2015
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De protocolo y etiqueta... Normas de cortesía telefónica

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DevoraNarvaez 1

El teléfono es uno de los inventos más prácticos y útiles en la vida moderna especialmente para las conversaciones institucionales. Es muy importante saber utilizarlo correcta y apropiadamente. El intercambio de ideas entre dos o más personas a través de la línea telefónica, está regido por unas sencillas normas de cortesía que todos debemos conocer y poner en práctica para lograr una mejor y más productiva comunicación.


Las siguientes normas de cortesía le ayudarán en sus relaciones personales, familiares y especialmente en su trabajo diario:


- SEPA ESCUCHAR


No acapare la conversación, escuche a su interlocutor. Concentre sus cinco sentidos en la comunicación.


- INTERÉSESE VIVAMENTE EN LO QUE DICE SU INTERLOCUTOR


Concentre la atención en la idea principal de la conversación. No se distraiga.


- SEA CONSIDERADO


Identifíquese con claridad y pregunte con gentileza a su interlocutor el objeto de la llamada.


- UTILICE LAS PALABRAS APROPIADAS


Hable claramente y sin rodeos utilizando buenos modales. Hable con claridad naturalidad y buena pronunciación. No grite. No arrastre las palabras. No emplee muletillas ni frases irritantes. La conversación pierde claridad si se come mientras se habla.


- SEA CORTES


Utilice siempre las formulas de cortesía: “ por favor” y “gracias”.


- UTILICE BIEN LOS APARATOS TELEFÓNICOS


Coloque el micro del teléfono a dos centímetros de distancia y hable directamente. Reduzca los ruidos de fondo para escuchar y ser escuchado con claridad. Cuando llame, marque cuidadosamente el número para no equivocarse. Al terminar de hablar, cuelgue con suavidad.


- NO DEJE LAS LLAMADAS EN ESPERA


Dejar a una persona en espera es desagradable.

Siempre que sea necesario dejar una llamada en espera por más de 15 segundos, se debe tener la consideración de darle al interlocutor razón de lo que está sucediendo en su lado de la línea.

Cada vez que Ud. Regrese a la línea agradezca al que llama por su paciencia y pregunte si está dispuesto a continuar esperando.

Trate siempre de minimizar la cantidad de tiempo de espera.


- LIMÍTESE A SU TRABAJO


Cuando los que llaman hacen preguntas acerca de la política y personal de su compañía, evite las explicaciones largas.

Responda sencillamente y de manera directa.

Déjese guiar por lo que la persona en el otro extremo demuestra.

Generalmente es posible percibir por su tono y manera si es apropiado intercambiar amabilidad.



- MANTENGA SU BUEN ÁNIMO


Sea amigable al responder cada llamada telefónica.

Cuando una persona llama de mal humor y usted está en posibilidad de controlarlo, mantenga un tono agradable y entusiasta mientras trata de resolver sus problemas y verá que la mayoría de las personas reaccionan con amabilidad.


- EJERCITE SU VOZ


Al responder el teléfono la calidad de su voz es igualmente importante.

Una voz atractiva por teléfono transmite una imagen positiva de usted o de la organización que representa.

Si tiene una voz tímida que es difícil de escuchar, levante el tono.

Haga ejercicios para mejorarla. Usted necesita proyectar esa voz hacia fuera.

La dicción juega un papel vital en la impresión que damos.

Haga sonorizar las vocales, ellas tienen un sonido placentero.

Un ingrediente importante para lograr una voz atractiva es sonreír.

Los estudios demuestran que la gente presta más atención a la manera como Ud. dice algo, que a lo que Ud. está diciendo.


Para responder bien las llamadas telefónicas se requiere de concentración.

Este pendiente en todo momento de lo que está diciendo el que llama.


- PRACTIQUE LA VIRTUD DE LA PACIENCIA

 

El que llama recordara el trato sensible, paciente, que Ud. le dio.

Al tratar de mantener su conversación tan breve como sea posible, existe siempre el temor de parecer brusca. En tales ocasiones el tono de su voz es aún más importante.


- ADMINISTRE BIEN SU TIEMPO


Una causa común de la tensión para muchas personas es la mala administración del tiempo.

Nunca hay una buena razón para compartir información personal

con los que llaman por negocio.

Manténgase siempre accesible, optimista y positiva. El teléfono es su mejor recurso. Aprovéchelo.


Terminar una llamada. ¿Cómo? ¿Qué decir?


Es un gesto de cortesía dejar que se despida la persona que llama. Pero si se da el caso, que la persona que llama no "termina" la conversación, podemos tratar de hacerlo nosotros de forma amable.


Podemos decir algo similar a esto: Es muy grato escucharle pero tengo que ocuparme de otro asunto urgente... Siento interrumpirle, pero han llamado a la puerta del despacho... Disculpe un segundo, me llaman por la otra línea... o cualquier otra frase de cortesía que no le moleste a la persona que llama.


Para finalizar, recuerde:


En cualquier caso, siempre trate de sonreír mientras habla y nunca se altere.

No coma ni beba mientras esté hablando por teléfono.

No camine, se nota.

Evite los ruidos que lo rodean, como una televisión, música, gente que habla, etc.






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Autora: Débora F. Narváez

Reflexóloga terapeuta

Ceremonial y Protocolo.


Dama de la H.N.M.E.






















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